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[Animation d’évènement] Retour sur le partenariat Digitale Attractive avec le Rallye des Pépites Bordelaises

[Animation d’évènement] Retour sur le partenariat Digitale Attractive avec le Rallye des Pépites Bordelaises

Le samedi 17 janvier a eu lieu le 1er Rallye des Pépites Bordelaises, un rallye urbain ludique et convivial imaginé par une équipe de deux femmes aventureuses, Ethel Le Bobinnec, directrice du réseau Entreprendre, et Catherine Rivard, entrepreneure fondatrice d’Aquinéo, qui ayant décidé de faire le Rallye Aïcha des Gazelles au Maroc en 2015, ont souhaité communiquer leur passion d’entreprendre en proposant un évènement mettant en lumière l’entrepreneuriat féminin et le patrimoine économique bordelais.

Retour sur cet évènement exceptionnel auquel j’ai souhaité participer en qualité de partenaire communication.

 

Pourquoi mon engagement ?

Il y a quelques mois, Ethel m’apprenait qu’elle formait un équipage pour partir faire le rallye Aïcha des Gazelles au Maroc ! Les Gazellissimes étaient nées, et elles souhaitaient communiquer autour de leur participation à ce rallye en proposant d’impliquer leurs partenaires, sponsors et contacts dans la création d’un évènement à Bordeaux. Le Rallye des Pépites Bordelaises était né !

Séduite par le projet construit autour de l’entrepreneuriat féminin, cible client privilégiée de Digitale Attractive, et l’animation d’évènement, que j’affectionne particulièrement, je leur proposai de réaliser en qualité de partenaire sponsor toute la communication web et l’animation sur les réseaux sociaux de l’évènement. Alors présidente du Réseau des Drôles d’Entrepreneures, je proposai également à Ethel et Catherine de présenter leur projet lors du Festival des Réseaux Féminins au mois de juin 2014.

Le projet a suscité un engouement important auprès des participantes du Festival, des différents réseaux féminins sollicités par Ethel et Catherine, ainsi qu’auprès de leurs nombreux contacts professionnels, notamment parmi le réseau Entreprendre. Après un brainstorming épique en juillet avec plus d’une vingtaine de femmes toutes passionnées par le projet et fourmillant d’idées, nous mettions en place le 1er Copil d’organisation le 25 août 2014.

Au total, ce sont :

  • 65 bénévoles qui ont rejoint l’organisation de l’évènement, dont une vingtaine de femmes mobilisées tous les 15 jours sur les COPILs d’organisation de l’évènement pendant 5 mois
  • 10 entreprises étapes qui ont accueilli 80 équipages participants au rallye (soit près de 300 personnes)
  • 38 partenaires et sponsors  (et 320 lots cadeaux offerts)

 

La participation de Digitale Attractive

Au titre de partenaire communication web, j’ai choisi de mettre en place plusieurs actions autour de l’évènement :

 

  • Réalisation d’un site internet dédié à l’évènement. Le site devait permettre de donner une visibilité de l’évènement aux partenaires, participants et sponsors éventuels. Nous avons choisi de le séparer du site de l’association Gazellissimes afin d’en faire un évènement indépendant, et de permettre notamment la réutilisation du site si l’évènement était réussi et se réitérait les années suivantes. Nous avons utilisé un CMS WordPress, et adapté le thème graphique grâce aux illustrations et aux éléments de l’affiche créée par les partenaires graphistes de l’évènement.

 

1ère version du site en 2015

SONY DSC

-> voir le site www.rallye-pepites-bordelaises.com (version 2016)

 

 

  • Réalisation des emailing de l’évènement. J’ai proposé deux emailing : l’un pour le lancement des inscriptions aux équipages du rallye, l’autre pour l’invitation à participer à l’évènement autour du village d’animation. L’emailing type a été envoyé aux organisateurs du rallye, afin qu’ils puissent le transférer à leurs bases de données. Nous avons également envoyé l’email à nos contacts réseau.

-> voir l’emailing d’inscription ici

  • Création de la page Facebook de l’évènement. Nous avons choisi d’être présent sur les réseaux sociaux et notamment Facebook afin de permettre la visibilité de l’évènement aux entreprises et particuliers inscrits sur le réseau social, ceux-ci pouvant partager l’évènement et inviter à leur tour leurs contacts. Le hashtag #RPB15 a été créé pour l’occasion.

 

Lancement de la page Facebook en 2015

Rallye-facebook

-> voir la page Facebook facebook.com/rallye.pepites.bordelaises

  • Animation de la page Facebook avant, pendant, et après l’évènement. Avant l’évènement, l’objectif était de publier régulièrement sur la page les informations du rallye afin de communiquer sur l’évènement, mais aussi de mettre en avant les partenaires qui se sont impliqués financièrement ou par échange de marchandise. Pendant l’évènement, l’objet était d’optimiser la visibilité de l’évènement en cours, en publiant les informations sur les ateliers en cours dans le village d’animation avec mise en avant des partenaires, et les photos des participants, et de rallier les fans autour du hashtag #RPB15. Après, nous publions sur la page les résultats du rallye, les souvenirs photos et les remerciements de l’équipe d’organisation.

 

  •  Mise en place d’un jeu des selfies. Les équipages avaient comme consigne dans leur roadbook de publier un ou des selfies de leur équipe ou visite d’entreprise sur la page Facebook du Rallye (ceux qui n’avaient pas la possibilité de publier directement sur facebook pouvaient envoyer leurs photos par sms ou mail, que nous republions sur la page pour le jeu). Ils disposaient du hashtag #selfie associé au hastag de l’évènement et leur nom d’équipage pour jouer. Le jeu permettait aux participants de se départager en cas d’ex-aequo éventuels lors du classement final. Pour moi, l’objectif était d’animer la page avec des photos instantanées prises sur les étapes, donc optimisation de la visibilité de l’évènement, mais aussi des partenaires entreprises.

Les résultats de l’animation évènementielle

L’engouement pour l’évènement et le nombre de personnes impliquées dans l’organisation et la participation à la journée, ont permis la totale réussite de l’action d’animation !

  • Sur Facebook
  • 535 fans au 19 janvier, dont +207 J’aime depuis le 17 janvier
  • 2600 likes sur les publications et photos publiés sur la page dont 1675 le jour du rallye
  • 270 commentaires au 19 janvier (deux jours après)
  • 370 photos publiées sur la page par les équipages et les entreprises étapesAu total ce sont plus de 6500* personnes qui ont vu les publications de la page s’afficher sur leur mur (* portée des publications)
  • 4 vidéos d’ambiance

Une très belle réussite pour cette animation ! Les bordelais et fans sur facebook ont été envahis de publications et photos sur leur timeline de participants totalement impliqués, drôles et créatifs, les entreprises étapes ont bénéficié d’un beau relais visibilité pour leur marque et leur action, et l’évènement a été commenté largement de manière positive, nombreux étant ceux souhaitant refaire le rallye l’année prochaine ! (Oui il y aura une 2ème édition en 2016 !).
Merci à Camille, stagiaire sur le rallye qui m’a aidé pour les publications Facebook.

-> voir toutes les publications sur les réseaux sociaux (outil Tagboard)

 

  • Le jeu des selfies
    • 202 photos selfies ont été publiées. La photo la plus likée a été celle de l’équipe 17 Vroum avec 77 likes à 17h30 fin des étapes.

Une grande participation de toutes les équipes à ce jeu. Bravo ! Les tenues distinctives, ludiques et recherchées, de chaque équipe étaient mises en avant, les poses photo plutôt « cocasses », les jeux en entreprise, les voitures anciennes et décorées… Nous avons reçu un tel flux de photos (sur facebook, par messagerie privée, par sms et par email….) que nous n’avons pas eu une minute de répit pour réussir à tout publier sur la journée !

  • Visites sur le site internet A ce jour nous avons constaté plus de 13 300 visites sur le site internet depuis sa publication en novembre 2014. No comment !

 

L’évènement en chiffres

Voici l’infographie que nous j’ai réalisée pour illustrer ces résultats !

 

Rallye des pépites (1)

 

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Nathalie Dujardin

nathalie@digitale-attractive.com

Artiste digitale, entrepreneure passionnée, créative et happy, ma mission est de booster les femmes solo-entrepreneures à réaliser tous leurs rêves et à élever leur business vers plus de qualité, de sens et de sérénité. Rejoignez-moi sur les réseaux sociaux !

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